Trucos para Outlook que debes saber

Te entregamos una lista de trucos para trabajar mejor con Outlook, idealmente útil para aprovechar todas las funciones de tu cliente de escritorio de correo electrónico.

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 1. Abre Calendar, Contacts o Task List en una ventana separada

¿Harto de darle click a los botones de navegación cada vez que quieras pasar de Inbox a Calendar y viceversa? Dale un click derecho a cualquiera de los botones de navegación y elige “Open in a new Windows”, así conservarás Calendar o Contacts abiertos en su propia ventana. Permanecerán abiertas mientras te preocupes de los mensajes; simplemente utiliza ALT-TAB para navegar entre las ventanas.

2. Exhibe múltiples fechas en el calendario

Puedes exhibir múltiples fechas no contiguas en el calendario metiéndote a la plantilla del calendario mensual y dando Control – Click en las fechas que desees ver. Cada una de ellas aparecerá como columna en la pantalla principal del calendario. También surgirá cualquier selección continua de fechas si arrastras el ratón sobre una serie de fechas sobre el calendario mensual.

3. Personaliza los íconos de la bandera y todas las categorías

Quizá ya emplees el ícono de la bandera en la lista de mensajes para recordarte los mensajes que necesites ver en el futuro, o el de categoría cuando se trata de ayudarte a organizar tu correo (el ícono de la bandera aparece a la derecha de cada entrada de la lista de mensajes de Outlook; el de la categoría es el cuadrado situado a la izquierda del ícono de la bandera). Es factible especificar qué colores de la bandera o de categoría aparecerán de manera predeterminada cuando le das click a esos íconos. Sólo dale un click derecho a cualquier ícono de la bandera o categoría, elige “Set Quick Click” y selecciona la categoría o bandera que quieras emplear como predeterminada.

4. Deshazte de Add-ins indeseados

Mantén funcional y veloz a Outlook al eliminar los Add-ins que instale otro software con tu permiso. Ve a “Tools”, luego “Trust Center” y luego dale click a “Add-ins”. Halla en pantalla el elemento “Manage”, al fondo de la ventana. Asegúrate de que COM Add-ins sea el elemento vigente en ese momento, y dale click a “Go”. A partir del diálogo COM Add-ins inhabilitarás un elemento mediante su checkbox, o quítalo por completo.

5. Inserta datos calendáricos

Si tu cuenta está en un servidor Microsoft Exchange y estás escribiéndole a alguien más que usa el mismo servidor Exchange, puedes insertar los datos de tu calendario en tu correo electrónico. En la ventana de edición del mensaje, ve a la cinta “Message” y elige “Calendar” del grupo “Include” y especifica el lapso de tiempo y el nivel de detalle que quieras incluír. Esta opción no está disponible si tu cuenta está en un servidor POP o IMAP.

6. Añade días festivos a tu calendario

Si tu compañía observa días festivos de carácter religioso o de cualquier otra índole (incluso los que honra tu religión o tu gerente) tienes la opción de añadir tales fechas festivas en el calendario de Microsoft Outlook. Usa “Tools” – “Options” en la pestaña “Preferences”, elige “Calendar Options” en seguida “Add holidays”, y coloca las “palomitas” junto a los días feriados que quieras marcar en pantalla.

7. Modifica los menús de Outlook

¿Quieres que las instrucciones que usas con mayor frecuencia aparezcan en la parte superior de los menús de Outlook? Sólo elige “Tools”, “Customize”, luego la pestaña “Commands” y dale click a “Rearrange Commands”. En el diálogo que se abre, desplaza los elementos del menú por la lista, borra los que no emplees y añade los que gustes. Además, ahorrarás tiempo y serás más productivo.

8. Añade un contacto a partir de un mensaje de correo electrónico

Para añadir el remitente de un mensaje electrónico o “Contacts”, ve al propio mensaje (no a la entrada de la vista de mensajes), dale un click derecho al nombre del remitente y elige “Add to Outlook Contacts”.

9. Emplea abreviaciones taquigráficas para las fechas y las horas

El calendario de Outlook entiende lo mismo el texto en inglés sencillo como las abreviaciones cortas en sus campos Start Time y End Time, ello facilita concertar citas. Por ejemplo, en vez de teclear una fecha, sólo escribe “next Tue” o “next Month” y el calendario insertará la fecha correcta (“Next Month” se vuelve la fecha de un mes a partir de hoy). En el campo de las horas, puedes ingresar “Now” o una hora abreviada como “4p” lo cual expandirá Outlook hasta “4:00 PM”. La misma taquigrafía de texto sencillo funciona también en la ventana Scheduling, esto significa que puedes ir al diálogo Appointment Recurrence, y si ingresas “Next Tuesday” como la hora inicial, Outlook especificará la fecha correcta.